KORESPONDENSI BAHASA INDONESIA

PENGERTIAN SURAT MENYURAT

Surat menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan secara terus menerus antara pihak yang satu kepada pihak yang lainnya. Dan dilaksanakan dengan saling berkiriman surat. Kegiatan surat menyurat ini disebut juga dengan istilah lainnya yaitu korespondensi. Jika hanya sepihak saja yang mengirimkan surat secara terus menerus tanpa ada balasan atau tanggapan dari pihak lainnya hal ini tidak dapat dinamakan kegiatan surat menyurat. Setiap kerja perorangan apalagi organisasi selalu membutuhkan kerja sama dengan pihak lain untuk mencapai tujuannya.

Dengan demikian surat menyurat dalam sebuah organisasi mempunyai kaitan dengan bidang-bidang kegiatan perkantoran lainnya yang menyangkut tata usaha. Kegiatan perkantoran yang berhubungan dengan surat adalah :

1.      Surat menyurat/korespondensi yaitu bagaimana mengonsep surat yang baik, membuat surat yang baik dan juga memperbaiki surat.

2.      Pengetikan/typing yaitu bagaimana mengetik konsep surat yang sebaik-baiknya, sehingga, menjadi surat yang siap untuk dikirimkan.

3.      Pengurusan surat/mail handing yaitu bagaimana menangani surat-surat yang masuk dan keluar yang sebaik-baiknya dengan prosedur yang efektif dan efisien.

4.      Kearsipan/fiking yaitu bagaimana menyimpan dan menemukan kembali surat atau warkat dengan cepat dan tepat setiap saat diperlukan menurut sistem tertentu.

TUJUAN PENULISAN SURAT

1. Ingin menyampaikan warta atau informasi kepada pihak lain.

2. Ingin mendapat balasan atau tanggapan dari penerima atau pihak yang dikirim tentang informasi yang disampaikan tersebut.

3. Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah tanggap.

FUNGSI SURAT

1.      Surat sebagai duta atau wakil atau utusan dari organisasi.

2.      Surat sebagai alat pengingat

3.      Surat sebagai dokumen historis

4.      Jaminan keamanan

5.      Sebagai pedoman atau pegangan untuk melaksanakan tugas pekerjaan

6.      Surat sebagai media komunikasi

7.      Surat sebagai alat bukti tertulis

8.      Surat sebagai barometer kemajuan kantor

BERDASARKAN SIFAT SURAT

1.      Surat Pribadi

2.      Surat Dinas Pribadi

3.      Surat Dinas Swasta

4.      Surat Niaga

5.      Surat Dinas Pemerintah

BERDASARKAN KEAMANAN ISINYA

Surat Sangat Rahasia

Surat Rahasia

Surat konfidensial

BENTUK-BENTUK SURAT

1.      Bentuk Lurus Penuh (full block style)

2.      Bentuk Lurus (block style)

3.      Bentuk Setengah Lurus (semi block style)

4.      Bentuk Lekuk (Indented Style)

5.      Bentuk Resmi (Official Style)

6.      Bentuk Menggantung (Hanging Paragraph Style)

7.      Bentuk Surat Model Depdikbud.

Koresponden Dan Korespondensi

Koresponden adalah orang yang berhak atau mempunyai wewenang menandatangani surat, baik atas nama perorangan maupun kantor atau organisasi.Korespondensi adalah suatu kegiatan atau hubungan yang dilakukan secara terus menerus antara dua pihak yang dilakukan dengan saling berkiriman surat.

Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi dibagi dua , yakni :

1.      Korespondensi eksteren

Korespondensi eksteren adalah hubungan surat menyurat yang dilakukan oleh kantor atau bagian-bagiannya dengan pihak luar.

2.      Korespondensi interen

Korespondensi interen adalah hubungan surat menyurat yang dilakukan oleh orang-orang dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dan kantor cabang.

sumber : http://heriyanto-tatacarasuratmenyurat.blogspot.com